Datenschutzhinweise für Kunden

Datenschutzhinweise gemäß EU- Datenschutzgrundverordnung als Auftragsverarbeiter


Mit den nachfolgenden Informationen geben wir einen Überblick über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns als Auftragsverarbeiter (Auftragnehmer) für unsere Kunden (verantwortlicher Auftraggeber) und über die ihnen zustehenden Rechte aus dem Datenschutzgesetz. Die Datenschutzhinweise dienen als Ergänzung zu bestehenden Verträgen (Hauptverträge / Vereinbarungen) und gelten als Einhaltung unserer Informationspflichten gegenüber den verantwortlichen Stellen i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir garantieren hiermit eine Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der EU- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung bei BFW van Hoffs verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:
BFW van Hoffs GmbH
Ranenbergstraße 71
47166 Duisburg

Geschäftsführung:
Katharina van Hoffs

Telefon: 0203 55 78 93
Fax: 0203 55 78 84
E-Mail: info@bfw-vanhoffs.de

Datenschutzbeauftragter der BFW van Hoffs GmbH:
Informationstechnik Leupold, Pascal Leupold
Königsberger Allee 101
47058 Duisburg

E-Mail: Datenschutz@bfw-vanhoffs.de

2. Tätigkeitsfeld, Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO.

  1. Die BFW van Hoffs GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen für die Erstellung von Heiz- und Betriebskostenabrechnungen. Zum weiteren Gegenstand des Unternehmens gehört die Montage, Wartung und Ablesung von Messgeräten sowie der Verkauf und die Vermietung von messtechnischen Einrichtungen.

  2. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden (Auftraggeber, i.d.R. Wohnungsverwaltungen) erhalten und erfassen Daten von Messgeräten i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der EU- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Daten werden ausgewertet und dem Auftraggeber dann, in Form einer Heiz- und Betriebskostenabrechnung oder eines Energieausweises, zur Verfügung gestellt.

  3. Personenbezogene Daten werden sowohl lokal im Büro Duisburg, als auch in einem zentralen Rechenzentrum eines auftragsverarbeitenden Dienstleisters, der BFW OHG (BFW Büro für Wärmemesstechnik OHG, Am Sohlweg 32, 76297 Stutensee), gespeichert.

  4. Datenerfassungen, beispielsweise zur Ermittlung von Verbrauchsdaten, führen wir entweder selber durch, oder beauftragen einen geeigneten Unterauftragnehmer (Subunternehmer). Bei den Unterauftragsnehmern handelt es sich i.d.R. um freiberufliche Ableser / Monteure. Sie sind vertraglich zu einer DSGVO- konformen Arbeitsweise, und zur Wahrung von Datenschutzrechten der Betroffenen, verpflichtet. Ihre Unbescholtenheit wird durch ein polizeiliches Führungszeugnis nachgewiesen. Die Ableser suchen die jeweiligen Objekte der Auftraggeber auf, und erfassen dort die Ablesewerte der Messgeräte. Die Erfassung erfolgt auf einem Vordruck oder bereits IT-gestützt. Bei IT-gestützter Erfassung benutzt der Ableser ein mobiles Endgerät. Der Mitarbeiter, welcher die Ablesung durchführt, hat lediglich Zugriff auf die für den Ablesevorgang notwendigen Daten. Ein solcher Datensatz enthält die Anschrift des Objektes sowie ggf. den Namen des Endverbrauchers (Mieter). Andere persönliche Informationen des Endverbrauchers, wie z.B. Telefonnummern oder Emailadressen sind standardmäßig nicht enthalten, und werden nur im Falle eines Nachablesetermins erfasst. Auf dem mobilen Gerät werden lediglich die für den aktuellen Tag benötigten Daten für die Ablesung zwischengespeichert. Das Gerät ist gegen unberechtigten Zugriff geschützt. Die Erfassung dieser Daten ist einer der Kernbestandteile der Leistungen von BFW van Hoffs. Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten besonderer Kategorien (sensible Daten) i.S.d. Art. 9 DSGVO.

3. Art der personenbezogenen Daten, Kategorien betroffener Personen

  1. Art der Daten:
    • Personenstammdaten / Firmenstammdaten.
    • Adressdaten.
    • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail).
  2. Kreis der betroffenen Personen:
    • Ehemalige und aktuelle Wohnungsmieter.
    • Ehemalige und aktuelle Wohnungseigentümer.
    • Ehemalige und aktuelle Wohnungsverwalter.

4. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

  1. Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Abs. 5.c das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.

  2. Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

  3. Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.

  4. Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

  5. Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, müssen die dem Auftragnehmer in Schriftform mitgeteilt werden. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.

  6. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

  7. Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.
    • Auskunft an Endverbraucher (Endkunden / Mieter / ggf. Eigentümer oder Vermieter, wenn sie nicht auch Verwalter der Wohnungen und damit Auftraggeber sind)
      • Der Endverbraucher hat das Recht, eine Auskunft der über ihn erfassten Daten zu erhalten. Wünscht er darüber hinaus weitere Auskünfte, so kann er sich an den jeweiligen Auftraggeber wenden. Die Auskunft an Endkunden erfolgt ausschließlich über den verantwortlichen Auftraggeber, welcher sicherstellt, dass nur berechtigte Personen Zugang erhalten. Aus den erfassten Messwerten selbst ist kein Rückschluss auf persönliche Daten, den Verbrauch, das Heizverhalten o.Ä. möglich.

5. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach dem bestehenden Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.

  2. Der Auftragnehmer wird die Datenverarbeitung im Auftrag grundsätzlich in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen. Dem Auftragnehmer ist eine Datenverarbeitung auch außerhalb von EU oder EWR erlaubt, wenn entsprechende Unterauftragnehmer im Drittland unter Einhaltung der Voraussetzungen von Ziff. 9 eingesetzt werden und die Voraussetzungen der Art. 44-48 DSGVO erfüllt sind bzw. eine Ausnahme i.S.d. Art. 49 DSGVO vorliegt.

  3. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

  4. Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.

6. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Der Namen und die Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten sind dem Punk 1 dieser Erklärung zu entnehmen.

  2. Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 6.a. kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen des Hauptvertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.

7. Meldepflichten des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

  2. Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

  3. Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:

    • eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
    • eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

8. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 12 dieser Datenschutzhinweise.

  2. Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

  3. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.

9. Kontrollbefugnisse

  1. Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

  2. Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 9.a erforderlich ist.

  3. Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 9.a in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören, und die Sicherheitsmaßnahmen des Auftragnehmers nicht zu verletzen. Die Parteien gehen davon aus, dass eine Kontrolle höchstens einmal jährlich erforderlich ist. Weitere Prüfungen sind vom Auftraggeber unter Angabe des Anlasses zu begründen. Im Falle von Vor-Ort-Kontrollen wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer die entstehenden Aufwände inkl. der Personalkosten für die Betreuung und Begleitung der Kontrollpersonen vor Ort in angemessenen Umfang ersetzen. Die Grundlagen der Kostenberechnung werden dem Auftraggeber vom Auftragnehmer vor Durchführung der Kontrolle mitgeteilt.

  4. Nach Wahl des Auftragnehmers kann der Nachweis der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen anstatt einer Vor-Ort-Kontrolle auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Anlage 3 zu dieser Erklärung zu überzeugen. Sollte der Auftraggeber begründete Zweifel an der Eignung des Prüfdokuments i.S.d. Satzes 1 haben, kann eine Vor-Ort-Kontrolle durch den Auftraggeber erfolgen. Dem Auftraggeber ist bekannt, dass eine Vor-Ort-Kontrolle in Rechenzentren nicht oder nur in begründeten Ausnahmefällen möglich ist.

  5. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.

10. Unterauftragsverhältnisse

  1. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die in der Anlage 2 zu dieser Erklärung angegebenen Unterauftragnehmer für die Verarbeitung von Daten im Auftrag einzusetzen. Der Wechsel von Unterauftragnehmern oder die Beauftragung weiterer Unterauftragnehmer ist unter den in Absatz 10.b genannten Voraussetzungen zulässig.

  2. Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im Falle eines geplanten Wechsels eines Unterauftragnehmers oder bei geplanter Beauftragung eines neuen Unterauftragnehmers rechtzeitig, spätestens aber 4 Wochen vor dem Wechsel bzw. der Neubeauftragung in Textform informieren („Information“). Der Auftraggeber hat das Recht, dem Wechsel oder der Neubeauftragung des Unterauftragnehmers unter Angabe einer Begründung in Textform binnen drei Wochen nach Zugang der „Information“ zu widersprechen. Der Widerspruch kann vom Auftraggeber jederzeit in Textform zurückgenommen werden. Im Falle eines Widerspruchs kann der Auftragnehmer das Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber mit einer Frist von mindestens 14 Tagen zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Der Auftragnehmer wird bei der Kündigungsfrist die Interessen des Auftraggebers angemessen berücksichtigen. Wenn kein Widerspruch des Auftraggebers binnen drei Wochen nach Zugang der „Information“ erfolgt gilt dies als Zustimmung des Auftraggebers zum Wechsel bzw. zur Neubeauftragung des betreffenden Unterauftragnehmers.

  3. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat, sofern der Unterauftragnehmer zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten gesetzlich verpflichtet ist.

  4. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in dem Hauptvertrag vereinbarten und in dieser Erklärung abgegebenen Regelungen, und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.

  5. Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.

  6. Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 9 dieser Erklärung) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.

  7. Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 10.a bis 10.f sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.

11. Vertraulichkeitsverpflichtung

  1. Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet.

  2. Der Auftragnehmer hat seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht und zur Vertraulichkeit verpflichtet.

  3. Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 11.b sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.

12. Wahrung von Betroffenenrechten

  1. Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.

  2. Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung - durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

  3. Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

13. Geheimhaltungspflichten

  1. Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung des Hauptvertrags erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den im Hauptvertrag genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

  2. Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

14. Vergütung

Die Vergütung des Auftragnehmers ist im Hauptvertrag gesondert vereinbart.

15. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

  1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

  2. Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu dieser Erklärung beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann einmal jährlich oder bei begründeten Anlässen eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

16. Dauer des Auftrags

  1. Die Datenschutzhinweise dienen als Ergänzung zu bestehenden Verträgen und gelten für die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Hauptvertrages über die Nutzung der Dienstleistungen des Auftragnehmers durch den Auftraggeber.

  2. Der Auftraggeber kann den Hauptvertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus dieser Erklärung vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.

17. Beendigung

Nach Beendigung des Hauptvertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt.

  • Wir verarbeiten und speichern personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf mehrere Jahre angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

    • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen.
    • Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten nach der Heizkostenverordnung (HKVO).
    • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften.

18. Zurückbehaltungsrecht

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i.S.d. § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.

19. Schlussbestimmungen

  1. Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

  2. Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

  3. Sollten einzelne Teile dieser Erklärung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen nicht.

  4. Eine immer aktuelle Fassung dieser Erklärung ist auf unserer Internetseite hinterlegt:
    https://www.bfw-vanhoffs.de/datenschutzhinweise-fuer-kunden/

Die Anlagen zu dieser Erklärung werden aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht öffentlich zugänglich gemacht. Verantwortliche Auftraggeber können die Zusendung der Anlagen wie folgt beantragen:

Postalisch über unsere Geschäftsadresse:

BFW van Hoffs GmbH
Ranenbergstraße 71
47166 Duisburg

Per E-Mail über:
info@bfw-vanhoffs.de

Bitte beachten Sie, dass wir vor der Herausgabe von Informationen gesetzlich verpflichtet sind zu prüfen, ob Sie berechtigt sind diese zu erhalten. Fügen Sie Ihren Anträgen dazu bitte folgende Informationen zur Authentifizierung bei:

  • Verantwortliche Person der Wohnungsverwaltung.
  • Adressdaten der Liegenschaft.
  • Ihre Anlagennummer bei uns.

Um unseren Informationspflichten in Zukunft nachkommen zu können, benötigen wir bitte zu jedem Antrag eine gültige Kontakt E-Mail-Adresse von Ihnen als Auftraggeber.